Виртуальные номера: что это, как работают и помогают ли экономить

Редакция «Текстерры»

В этой статье поговорим об использовании виртуального номера в бизнесе. Какие у него преимущества, недостатки и возможности. Расскажем, где использовать виртуальные номера и как правильно выбрать провайдера.

Что такое виртуальный номер телефона

Виртуальный номер – это стандартный номер телефона, для которого не нужна физическая мини-АТС (автоматическая телефонная станция) для переадресации вызовов.

Как работает переадресация

Входящий звонок поступает на виртуальную АТС. Станция находит свободную линию и перенаправляет звонок на нее. Клиент дозванивается до компании и решает проблему, делает заказ. Вот схема работы переадресации:

В основе работы лежит передача информации через интернет. Специальный протокол (SIP) преобразует голосовую информацию в цифровую, передает ее по IP-сети получателю и декодирует. Если просто, то виртуальный номер работает как реальный, но информация передается по интернету.

Функции виртуального и реального номеров не отличаются: принимайте звонки, смс-сообщения, регистрируйтесь на сайтах.

Типы виртуальных номеров

Понятное дело, один номер не может все. Поэтому они бывают разные:

• для приема смс – подходит тем, кто получает много сообщений в день;
• для звонков – получаете номер любой страны или региона и обзваниваете клиентов;
• одноразовый – для регистрации на сайте;
• для бесплатных звонков – подходит тем, у кого много клиентов и есть кол-центр.

Как виртуальные номера помогают в бизнесе

Представьте такую ситуацию: есть начинающий бизнесмен Сергей. Он продает аксессуары для техники: ноутбуков, телефонов, планшетов и т. д. У него 1–3 клиента в день. Общается Сергей с клиентами по телефону или через Telegram и WhatsApp.

Пока клиентов мало, Сергей справляется со звонками самостоятельно. Отвечает на каждый и общается. В какой-то момент ему надоедает, что покупателей мало. Он заказывает рекламу магазина, и уже через два дня телефон разрывается от звонков. На сайте Сергея появляются негативные отзывы о том, что телефон вечно занят. Никто не отвечает и не перезванивает. Сергей пытается решить проблему и покупает виртуальную АТС.

Теперь клиенты не слышат коротких гудков и всегда дозваниваются в магазин. Если Сергей не успевает ответить на звонок, то все равно знает, кто звонил: сервисы виртуальных номеров «запоминают» контакт звонящего и время звонка.

Теперь остается думать о расширении штата и наборе операторов кол-центра, ведь звонков очень много…

Вот реальная история. Андрей Геращенко работает в Тундре, где нет стабильного подключения. Интернет и связь есть только в крупных вахтовых точках. Есть спутниковая связь, но она дорогая. Телефоны продаются поштучно. За один придется заплатить 85 000 р. По расчетам, Андрею пришлось бы заплатить 301 000 р. за месяц пользования спутниковым телефоном. Поэтому он выбрал альтернативу – облачную АТС.

Перед Андреем стояла задача:

• развернуть стройку на Ямале;
• проработать логистику;
• организовать связь с Москвой;
• участвовать в групповом звонке ежедневно. Конференция – 15–40 минут общения.

Где еще пригодится виртуальный номер

• Для регистрации в мессенджерах и социальных сетях. Если на основной номер регистрироваться не хотите, вам поможет виртуальный.
• Для перехода на «удаленку». Например, сотрудники живут в другом городе или сидят дома, но получают звонки из офиса. В этом помогает переадресация. Клиент звонит в офис, а АТС перенаправляет его к оператору автоматически. Это удобно. Особенно сейчас, когда 80 % людей работают удаленно.

Достоинства и недостатки виртуальных номеров

Из плюсов можно выделить:

1. Много линий для связи. У обычного телефона только одна линия – принять много звонков не получится. У виртуальных – линий много, поэтому количество входящих звонков не ограничено, и клиент не услышит раздражающее «занято».
2. Связь дешевле. Все номера подключаются к одной виртуальной АТС и создают единую сеть, поэтому звонки внутри компании будут бесплатными. Даже за границу.
3. Номер любого региона. Допустим, вы живете в Питере, а бизнес работает в Москве. Снимать офис ради телефонного номера Москвы дорого и глупо. Тут и поможет виртуальный номер. Выбирайте вариант с кодом, который вам нужен.
4. Подключаются за 5 минут. Для стационарного телефона нужны провода, договоры и другая бюрократия. С виртуальными телефонами проще: вы покупаете номер и сразу им пользуетесь.

А из минусов:

1. Нужен стабильный интернет.
2. По купленному номеру иногда звонят прошлые клиенты.
3. Страницу в социальных сетях и мессенджерах могут забанить.

Какие функции виртуальных номеров важны

Перед покупкой номера и виртуальной АТС проанализируйте сервис, у которого планируете «закупиться». Какие вещи обязательны:

• Номера нужного региона. Вам нужен номер телефона с кодом региона – это повысит доверие клиентов.
• Бесплатные звонки для клиентов. Клиент не захочет тратить деньги, чтобы позвонить вам. Выбирайте номера с кодом 8-800. Так звонки по России будут бесплатными.
• Отчетность. Чтобы больше продавать, нужна информация о клиентах. Поэтому выбирайте провайдера, который ведет подробную статистику звонков, разговоров.

Какую информацию дает хороший сервис:

• время ожидания клиента;
• длительность разговора;
• кто ответил;
• какая реклама привела клиента;
• когда клиентов больше (утро, день, вечер);
• запись разговора.

Проще говоря, вам нужен сервис с кол-трекингом.

Дополнительные функции

Дополнительные функции помогут не потерять клиента, собрать статистику и т. д.

• Голосовая почта. Запишите свой голос и предлагайте клиентам оставлять сообщения, если им не ответили.
• Автоответчик. Поможет не потерять клиента.

Вот как этой функцией воспользовался Ричард Брэнсон, основатель Virgin Company: «Здравствуйте, меня зовут Ричард Брэнсон, я владелец авиакомпании Virgin Atlantic. Сейчас все операторы заняты. Если через 18 секунд никто не ответит на ваш звонок, вы получите скидку 450 фунтов. Я начинаю обратный отсчет – 18, 17, 16, 15…»

3. Настройка схем переадресации, чтобы клиент попадал к нужному оператору.
4. Интеграция с CRM-системами (Customer relationship management).

Где купить виртуальный номер

Предлагаем вам изучить таблицу и выбрать подходящего провайдера.

Послесловие

Используйте виртуальные номера в бизнесе, чтобы обрабатывать больше клиентов. Перед подключением общайтесь с поддержкой и задавайте все интересующие вопросы. Так вы настроите облачную АТС для своих целей: приема смс, общения с клиентами, регистрации на сайтах. Если у вас нет времени разбираться с подключением виртуальных номеров, воспользуйтесь услугами компаний, которые специализируются на этом. В результате вы сэкономите время и деньги. Успехов!