Компаниям постоянно нужны презентации, но у сотрудников не всегда хватает времени, чтобы сделать их хорошо. Поэтому получается скучно, нечитабельно и непонятно. Артем Колеганов, арт-директор агентства 
Инфографика, поделился с Sostav приемами, которые помогут быстро улучшить любую корпоративную презентацию.
Зачем нужны презентации в компаниях
Презентация — один из способов представить информацию, далеко не единственный. Вместо нее можно использовать видеоролик, сайт, раздаточные материалы. У каждого из них есть свои преимущества.
Презентации чаще всего используют менеджеры и маркетологи. Цели у них могут быть разные.
- Отчитаться о проделанной работе — за полгода, год или по конкретному инциденту, например нестандартной ситуации на производстве.
- Предложить руководству новый проект и получить на него инвестиции. На слайдах менеджер показывает финансовую целесообразность, перспективы нового направления для компании.
- Презентовать сотрудникам новые условия. HR-менеджеры рассказывают про новые программы страхования, правила получения отпуска, доступные компенсации.
- Представить продукт клиентам. Они смогут открыть презентацию после телефонного разговора и спокойно изучить возможности, преимущества и тарифы.
- Рассказать инвесторам о компании. Руководство ежеквартально отчитывается о выручке и прибыли, объемах работ, анализирует рынок и дает прогнозы. Такие презентации помогают инвесторам понять, стоит ли вкладывать деньги в акции компании.
Почему примеры из интернета не подойдут
Шаблоны презентаций со стоков, скорее всего, не подойдут для информации, которую вы хотите визуализировать. В них часто используют красивые, но бессмысленные графики или инфографику, которая не подходит для вашего типа данных и цели презентации.
Например, люди любят метафорическую инфографику. Компания перевезла из одного места в другое 10 тонн нефти — на слайде рисуют 10 вагончиков, которые символизируют перемещение. Из такого графика зритель не поймет, много это или мало, и сравнить по нему данные за разные периоды не сможет.
Красивые картинки и шаблоны из интернета не помогают визуализировать данные, а только добавляют в презентации графического мусора.
Дальше разберем, как на основе собственных данных сделать презентацию, которая будет понятной и убедительной.
Чек-лист по улучшению презентации
Разбить перегруженный слайд
В чем проблема. Слайды перегружают информацией. Так происходит, потому что сотрудник не обрабатывает информацию перед версткой, а заливает на слайды как придется. При этом боится выкинуть часть информации, потому что вся она кажется ему важной. В итоге слайд похож на «Условия использования» при установке программ.
Как исправить. Текст нужно сократить и разделить на смысловые блоки.
- Разбить перегруженные слайды на два-три. Один слайд должен нести одну мысль. Не стоит бояться, что презентация из-за этого вырастет вдвое — воспринимать ее будет проще.
- Сократить тексты. Из них нужно выжать воду и оставить только факты. При этом не нужно сокращать неизвестные аудитории термины и словосочетания.
- Разбить на блоки. Человеку будет проще прочитать три коротких блока по два-три предложения, чем большой текст.
Пример. По заказу компании химической промышленности мы переосмыслили презентацию для инвесторов. Например, из слайда с длинным списком и двумя графиками выбрали главное и сделали на этом акцент. Для этого увеличили и перерисовали графики, соотнесли с ними текст, чтобы наглядно представить важную информацию, а также выделили ключевые цифры.
Выделить основную мысль
В чем проблема. На слайде часто пытаются уместить максимум информации по теме. Из-за этого зритель не может сфокусироваться на главном и быстро понять слайд, а читать длинный текст часто нет времени.
Как исправить. Нужно поработать с композицией слайда, для этого:
- выделить одну мысль, которую вы хотите донести с помощью этого слайда;
- убрать со слайда все, что не связано с этой мыслью;
- выразить основную мысль крупным элементом — заголовком, главной цифрой, графиком или иллюстрацией;
- подчеркнуть основное с помощью цвета, размера или формы;
- добавить поясняющий текст, коротко и дозировано.
Пример. Для того же заказчика мы переделали слайд с длинным текстом и картой. Выделили основную мысль — о принципах, на которых базируется стратегия по сохранению водных ресурсов.
Выстроить историю
В чем проблема. Бывает, что на слайде нужно разместить несколько связанных между собой объектов: графиков, карт, иллюстраций. Тогда их ставят рядом или один под другим, не думая о связях.
Как исправить. Выстроить из данных историю:
- блоки текста поставить один рядом с другим, по хронологии, при необходимости пронумеровать;
- иллюстрации тоже связать между собой, чтобы из первой логически вытекала вторая, а из второй — третья. Связанными между собой зритель считает объекты, которые находятся близко друг к другу
Пример. На этом слайде для компании «Полюс» мы связали информацию в единую историю: сколько пород обработано и золота добыто, какие месторождения дали наибольший прирост и где они находятся.
Выбрать правильную визуализацию
В чем проблема. В презентациях часто используют шаблонные решения программы PowerPoint — вставляют данные и получают график, который предложила программа. В результате появляются графики, которые сложно воспринимать, а данные в них невозможно сравнивать.
Как исправить. Для данных, которые вы собираетесь разместить на слайде, нужно выбрать правильный тип визуализации:
- разобраться, зачем хотите использовать данные, например, чтобы сравнить, показать в пропорции или продемонстрировать взаимосвязи;
- выбрать правильный тип визуализации из «Каталога визуализации данных»;
- использовать график, который подходит для конкретной цели.
Чтобы в будущем делать это быстро и без чужой помощи, рекомендуем прочитать книгу «Говори на языке диаграмм» Джин Желязны.
Пример. В презентации для инвесторов «Магнита» на одном слайде мы использовали до шести разных видов визуализации, чтобы показатели магазинов проще было понять и сравнить между собой.
На слайде выше — шесть разных видов визуализации данных в зависимости от показателя: с пропорциональными областями, кольцевые, столбиковые диаграммы, гистограммы и другие. Каждый показатель отличается от другого и понятен в сравнении.
Следовать гайдлайнам
В чем проблема. На одном слайде иногда используют три-пять шрифтов и начертаний и столько же разных цветов. Из-за этого презентация выглядит хаотично и в ней исчезают акценты — информацию сложно воспринимать.
Как исправить. Если в компании есть руководство для создания презентаций или хотя бы примеры слайдов, оформленные дизайнером, используйте их. Чтобы не испортить дизайн, придерживайтесь правил.
- Сохранить то, как это сделано, не пытаться улучшить.
- Использовать от одного до трех цветов. Исключение возможно только для графиков, где нужно выделить несколько значений. Если нужно добавить цвет, подберите сочетание в Adobe Cooler Online.
- Выбирать один, максимум два шрифта. При этом всегда использовать один и тот же шрифт, начертание и кегль для заголовков слайдов.
Пример. Мы разработали шаблоны презентаций для инвесторов клиента. Сотрудники компании легко могут обновлять их раз в квартал, заменяя цифры и даты. В результате у них всегда красивые и понятные слайды.
Каждый столбик в этом графике редактируемый: меняешь цифру — изменяется его размер.
Главное: как быстро спасти презентацию
- Разбейте перегруженные слайды на два или три, по одной мысли на слайд.
- Выделите основную мысль и подчеркните ее крупным элементом, поясните коротким текстом.
- Выстроите историю между блоками и иллюстрациями на слайде — свяжите картинки между собой.
- Выберите правильную визуализацию для своих данных в зависимости от цели.
- Если в компании есть гайдлайны или примеры презентаций, используйте их и старайтесь не нарушать шаблон.